Kapan terakhir kali Anda merasa lelah dan “bawaannya ingin lekas selesai” dalam suatu meeting kantor?
Pekan lalu? Kemarin? Atau malah baru tadi? Sebuah meeting kantor tidak hanya menyebalkan karena satu dan lain hal, tapi juga dapat menjadi melelahkan dan sia-sia.
Sebetulnya banyak hal-hal yang dapat kita lakukan untuk membuat meeting menjadi menyenangkan, produktif, dan menghasilkan sesuatu yang berguna, lho. Seperti apa sih maksudnya? Yuk kita simak penjelasan Alexander Sriewijono dari Daily Meaning tentang “WHY WE HATE MEETINGS” hanya di youtube channel & instagram tv kami – #CosmopolitanCareer with 90.4 Cosmopolitan FM.
Kenapa Kita Tidak Suka Meeting Kantor?
Tahukah Anda, rata-rata orang menghabiskan 8 sampai 10 jam untuk meeting dalam satu bulan. Bayangkan saja, berarti rata-rata sebanyak 2 jam dalam sehari dihabiskan untuk meeting. Wah, waktu yang cukup banyak, ya.
Mungkin Anda merasa durasi tersebut adalah wajar. “Ah, saya biasanya meeting kantor bisa seharian penuh.” Yah, memang tak dipungkiri bahwa ada orang-orang yang lebih banyak menghabiskan waktu untuk meeting. Tapi, yang menjadi pertanyaan adalah apakah meeting dengan durasi lama itu efektif?
Keseringan, meeting berjam-jam tersebut berisikan pembicaraan yang tak berujung alias tak ada hasil. Oleh karena itu, banyak orang merasa tidak suka dengan meeting kantor.
Cara Membuat Meeting Kantor Kondusif dan Menyenangkan
1. Perhatikan Manfaat Meeting
Berbagai pertanyaan seperti “Apakah hal ini harus banget di-meeting-in?” terkadang muncul di benak partisipan. Yup, terkadang hal remeh sekedar menanyakan progress kerjaan saja perlu dilakukan via Zoom. Padahal, kita bisa menginformasikannya hanya melalui e-mail atau group chat saja.
Jika partisipan merasa meeting hanya berisikan informasi remeh yang bisa dilakukan via chat, maka ada yang salah dengan meeting tersebut. Hal ini juga mengindikasikan bahwa mereka tidak menyukai meeting dan menganggapnya sebagai hal yang sia-sia.
Oleh karena itu, buatlah meeting Anda menjadi sesuatu yang meaningful dan impactful. Pilah-pililh kembali topik apa saja yang memang urgent dan perlu dikomunikasikan via meeting. Dengan begitu, urgensi pembicaraan pun terekspos dan dirasakan seluruh partisipan.
2. Pastikan Partisipan sudah Sesuai
Pernahkah Anda merasa bahwa sepertinya Anda tidak seharusnya dalam meeting tersebut? Mungkin karena Anda merasa tidak punya wewenang atau pengalaman dalam bidang yang dibicarakan?
Jika iya, dapat dikatakan bahwa meeting tersebut berjalan kurang kondusif. Para leader atau host meeting seharusnya memastikan terlebih dahulu siapa saja partisipan yang sesuai dengan masalah yang dibahas. Misalnya, meeting tersebut diadakan untuk membahas masalah teknikal SEO. Maka, orang-orang yang seharusnya ada dalam meeting tersebut adalah sosok yang memang ahli dalam bidang tersebut.
3. Tidak Mulai Meeting Dari Nol
Terbayang tidak betapa melelahkannya jika seluruh meeting memulai pembahasannya dari nol? Misalnya, meeting hari ini akan membahas mengenai timeline calendar of event. Tapi, pembicaraan justru dimulai dari pembahasan satu per satu mata acara dalam calender of event. Tentunya hal itu akan memakan waktu yang lama, bukan?
Alhasil, masa fokus seseorang dalam meeting pun terbuang oleh pembacaan nama-nama event yang ada dari Januari hingga Desember. Untuk itu, cobalah untuk membagikan data terlebih dahulu sebelum meeting kantor dimulai. Dengan begitu, saat meeting pembahasannya sudah lebih mengerucut pada pertanyaan terkait event dan hal-hal yang ingin ditanyakan saja.
Dengan begitu, waktu meeting menjadi lebih hemat dan efektif. Karyawan pun merasa tak terbebani dengan lelahnya meeting kantor dan dapat cepat kembali bekerja lagi.
Subscribe YouTube channel Daily Meaning juga untuk melihat berbagai video inspiratif dan menarik lainnya.
